Deze privacyverklaring is bedoeld om u te informeren over de manier waarop NTMediation met uw privacygevoelige gegevens omgaat. Deze privacyverklaring, voldoet aan de principes van de Algemene Verordening Gegevens-bescherming (AVG) en is voor het laatst aangepast op 18 juli 2018.

1 Mijn contactgegevens als verwerkingsverantwoordelijke:

Bedrijfsnaam:   NTMediation,

Naam:             mevrouw P.H.M. (Nelly) Takken,

Adres:              Westenenkerweg 17 7335 CR Apeldoorn

Telefoon:         06-22488118

Emailadres:      ntakken@ntmediation.nl

Zowel voor mediation als voor bedrijfsmaatschappelijk werker en het werk als vertrouwenspersoon heeft NTMediation gegevens nodig om met en voor u te kunnen werken.

2 Mediation

Mediation betreft:

• Het opstellen van een mediationovereenkomst en/of een vaststellingsovereenkomst,
• Het voeren van gesprekken,
• Het doen van een aanvraag voor een toevoeging (rechtsbijstand),
• Het sturen van een factuur.

Daar kan bij komen:

• In het geval van het verbreken van een relatie: het opstellen van een (echt)scheidingsconvenant, een ouderschapsplan, een verdeling van het huwelijksvermogen en een draagkrachtberekening voor partner- of kinderalimentatie.
• In het geval van een strafzaak mogelijk de betreffende aangifte(s).

Voor al die activiteiten, het uitvoeren van de mediationovereenkomst en het bereiken van de daarin opgenomen doelen heeft NTMediation persoonlijke gegevens van u nodig die aan u gevraagd worden en/of die door de Rechter, het OM of uw werkgever of uw arbodienst verstrekt worden.  De reden is dat we samen de mediationovereenkomst willen uitvoeren. In het geval van uw BSN gaat het erom dat de Raad voor Rechtsbijstand en/of de Rechtbank deze nodig hebben. Zonder uw gegevens kan NTMediation niet voor u werken en moet in de meeste gevallen het werk voor u stop gezet worden.

Het betreft hier de volgende persoonsgegevens:

• Uw naam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, telefoonnummer en emailadres
• in geval van scheiding: de huwelijksdatum en -plaats, bankrekeningnummer(s) en gegevens omtrent bezittingen en schulden van u en uw minderjarige/jong-meerderjarige kinderen waar u verantwoordelijk voor bent,
• in geval van een arbeidszaak de van toepassing zijnde gegevens zoals de naam en vestigingsplaats van uw werkgever en de aard en duur van uw dienstverband.

De grondslag voor het verwerken van uw persoonsgegevens bij mediation:

De gegevens die NTMediation van u krijgt worden alleen verwerkt en verstrekt aan anderen indien noodzakelijk binnen het kader de mediation. Dit kan zijn aan de Raad voor Rechtsbijstand, de Rechtbank, de advocaat die een verzoek indient bij de rechtbank of aan de wederpartij in een vaststellingsovereenkomst. Dat gebeurt alleen en altijd pas als er volledige toestemming van u is. Daar tekent u voor.

3 Bedrijfsmaatschappelijk werk (1)

Bedrijfsmaatschappelijk werk betreft:

• Het voeren van gesprekken binnen een advies- of begeleidingstraject,
• Het verstrekken van een schriftelijke of mondelinge rapportage en
• Het voeren van overleg
• Het sturen van een factuur

Voor het opstarten en uitvoeren van al die activiteiten heeft NTMediation persoonlijke gegevens nodig die door u persoonlijk of door uw werkgever of arbodienst verstrekt worden. De reden is dat we samen het advies- of begeleidingstraject met u uitvoeren. Zonder die gegevens kan NTMediation niet voor u werken en moet in de meeste gevallen het werk voor u worden stopgezet.

Het betreft hier de volgende persoonsgegevens:

• Uw naam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, telefoonnummer en emailadres
• In sommige gevallen op verzoek van uw werkgever of arbodienst uw BSN-nummer
• In geval van schuldhulpverlening uw financiële gegevens zoals bankrekeningnummer(s) en bezittingen en schulden van u en uw minderjarige/jong-meerderjarige kinderen waarvoor u verantwoordelijk bent.

De grondslag voor verwerken van gegevens in het bedrijfsmaatschappelijk werk:

De gegevens die NTMediation van u krijgt worden alleen verwerkt en indien noodzakelijk verstrekt aan anderen binnen het kader van de hulpverlening als bedrijfsmaatschappelijk werker. Dit kan zijn aan uw werkgever, uw bedrijfsarts en eventuele andere hulp- of dienstverlenende instanties. Dat gebeurt altijd pas nadat u hier uitdrukkelijk schriftelijk of per email toestemming voor gegeven heeft.

4 Vertrouwenspersoon ongewenst gedrag

Het werk als vertrouwenspersoon betreft:

• Het voeren van gesprekken met u in het kader van opvang, ondersteuning en advies in geval van ongewenste omgangsvormen,
• Het adviseren van uw werkgever in een geanonimiseerd jaarverslag (2)
• Het sturen van een factuur

Voor het onderhouden van contact met u en het organiseren van onze afspraken is een minimum aan persoonsgegevens van u nodig. NTMediation verwerkt niet meer gegevens dan strikt noodzakelijk is voor het onderhouden van het contact met u.

Het kan voorkomen dat zonder die gegevens het werk als vertrouwenspersoon niet gedaan kan worden en dat het contact met u moet worden stopgezet.

Het betreft de volgende persoonsgegevens:

• Uw naam, geslacht, telefoonnummer en/of emailadres.
• Afhankelijk van uw situatie kan gevraagd worden naar gegevens omtrent uw werksituatie zoals duur en aard van uw dienstverband.

De grondslag voor het verwerken van uw gegevens als vertrouwenspersoon:

NTMediation verwerkt enkel persoonsgegevens die u zelf verstrekt in gesprek of via e-mail, telefoon of app.

Uw persoonsgegevens worden alleen verwerkt en alleen op uitdrukkelijk verzoek van u verstrekt aan anderen binnen het kader van het werk als vertrouwenspersoon. Dat gebeurt altijd pas nadat u hier uitdrukkelijk schriftelijk of per email toestemming voor gegeven heeft.

5 NTMediation Geheimhouding en privacy

Uw gegevens zijn veilig bij NTMediation, ze worden zonder uw uitdrukkelijke toestemming niet met anderen gedeeld. Uw gegevens worden bewaard zolang dat volgens de wettelijke bewaartermijnen vereist is Daarna worden uw gegevens gewist. In de bewaarperiode kunt u bij NTMediation terecht met vragen. Ook kan u opvragen welke gegevens NTMediation van u heeft, en deze laten verwijderen. Houdt u er daarbij wel rekening mee dat verwijderen van gegevens kán inhouden dat NTMediation geen werkzaamheden meer voor u kan verrichten. Dit verzoek dient gepaard te gaan met een kopie van uw identiteitsbewijs zodat aangetoond wordt wie het verzoek doet. Verwijderen van in mediation verstrekte gegevens zal niet plaatsvinden binnen 18 maanden na beëindiging van de mediation met het oog op artikel 12 van het MfN-reglement.

NTMediation kan voor haar werk gebruik maken van gegevens uit andere bronnen. Zo kan aan de hand van het kenteken van uw auto, via een openbare website zoals van de ANWB, de dagwaarde van uw auto geschat worden. Het resultaat daarvan wordt altijd met u besproken.

NTMediation werkt niet op andere manieren met uw gegevens. Ze worden niet gecombineerd voor profiling of automatische besluitvorming en ze worden ook niet gekoppeld aan andere databases.

NTMediation neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan a.u.b. direct contact op.

De volgende maatregelen zijn genomen om uw digitale persoonsgegevens te beveiligen :

• NTMediation maakt gebruik van SSL en verstuurt uw gegevens via een beveiligde internetverbinding.
• SPF is een internetstandaard die gebruikt wordt om te voorkomen dat u uit mijn naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.
• DNSSEC is een extra beveiliging om te voorkomen dat u via NTMediation omgeleid wordt naar een vals IP-adres.

Ten slotte: Mocht u ondanks deze uitleg denken dat NTMediation niet juist met uw privacygevoelige gegevens omgaat, dan kunt u daarover een klacht indienen bij de toezichthouder via www. AutoriteitPersoonsgegevens.nl.

(1) Ook incidentele groepsactiviteiten en werkzaamheden als coach vallen onder het bedrijfsmaatschappelijk werk.

(2) Voor het jaarverslag kan een werkgever vragen naar bijzondere persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld ‘effecten van een conflict op de gezondheid van medewerkers’ of ‘persoonlijke kenmerken waarmee medewerkers gepest of gediscrimineerd worden. Ik zorg ervoor de terugkoppeling naar opdrachtgever zo te doen dat deze niet kan afleiden welke medewerker een beroep op de vertrouwenspersoon heeft gedaan.